Nous savons à quel point il est important d’avoir des réponses claires et rapides pour bien comprendre un service. C’est pourquoi nous avons rassemblé les questions les plus fréquentes que vous pourriez vous poser sur notre service de secrétariat à distance. Que vous soyez médecin, avocat ou chef d’entreprise, nous sommes là pour vous accompagner et vous offrir des solutions personnalisées pour simplifier votre gestion administrative.
le principal avantage mais surtout le plus important dans votre pratique, c’est un gain de temps, la réponse ne fait aucun doute. Mais imaginez, vous avez une urgence et vous devez déplacer une partie de vos rendez-vous… une seule solution : une télé-secrétaire qui appelle les patients, déplace les rendez-vous et s’excuse en votre nom.
Nos secrétaires reçoivent une formation dans ce sens et savent comment s’adapter à la réaction de chaque patient.
Bien évidemment, Que votre secrétaire soit absente, en congé, en pause déjeuner, occupée à d’autres tâches ou tout simplement que vous n’ayez pas de secrétaire, un simple paramétrage a faire lors du transfert de ligne que vous ferez sur le numéro de téléphone que nous vous aurons attribué, peut faire que l’appel reçu est basculé directement sur notre plateforme (sans que ça ne sonne dans votre cabinet) ou bien cela peut sonner une ou deux fois chez vous avant que l’appel ne soit dirigé vers nos équipes.
DATA SYS s’est toujours basé sur la confiance. Que ce soit avec nos collaborateurs, nos fournisseurs mais surtout avec nos partenaires, une chose dite est une chose faite. c’est pour cela qu’aucun engagement n’est demandé. nous travaillons sur des périodes mensuelles.
Notre 1er engagement envers nos partenaires est la qualité de services rendus. et nous garantissons que la qualité de notre secrétariat et des autres services que nous proposons fait que nos partenaires n’ont plus envie d’aller voir ailleurs si l’herbe est plus verte.
Mis a part le fait que vos patients soient plus satisfaits, que votre secrétaire plus détendu et vos agendas mieux organisé, il n’y a aucun changement notoire.
La mise en place technique se fait en 15 minutes, après il reste a trouvé un créneau entre notre directrice d’activité et votre référent (ou vous même) pour faire un point sur vos consignes et vos attentes afin de former nos secrétaires sur les spécificités de votre cabinet.
Grâce à un partenariat avec Doctolib Maiia et Ubicentrex nous avons accès aux agendas de nos partenaires. il vous suffit d’en initier la demande auprès de Doctolib, Maiia ou peu importe l’agenda que vous utilisez, pour que nous ayons l’accès à ces agendas tout comme vous ou votre secrétaire.
Vous aurez entre la possibilité de voir les détails de chaque RDV pris sur ces agendas (qui l’a pris ? quand ? quelles modifications ? …)
Tout a fait, à chaque appels reçu le nom de votre cabinet s’affiche a l’écran de notre secrétaire pour un accueil personnalisé du patient, s’affiche également l’historique du patient ainsi que le ou les agendas des praticiens de votre établissement. une partie à droite de l’écran est dédiée au consignes et s’affichent en même temps que l’agenda sélectionné s’ouvre pour minimiser au maximum le risque d’erreur.
Nous avons également un service qualité qui par une méthode de pickup peut écouter environ 75% des appels reçus dans une journée.
DATA SYS propose des plages d’ouverture de 8h à 18h, en sachant que grace à des partenariats que nous avons au canada, notre plateforme est ouverte de 7h à 23h ce qui nous permet de répondre présent sur des plages horaires étendues 7 jours sur sept et 365 jours par an.
Selon vos préférences, nous pouvons transférer l’appel du patient sur votre ligne (si vous acceptez de prendre les appels durant vos consultations) bien évidement le patient ne connaitra jamais votre numéro de téléphone. Nous pouvons également échanger via le système de note disponible sur les agendas en ligne ou bien encore par WhatsApp ou par mail.
Dans un soucis d’organisation, nous ne préférons pas que nos partenaires puissent s’adresser directement à l’une de nos secrétaires. Nous mettons bien sur à votre disposition l’email de notre directrice de production que vous pouvez informer à tout moment des changements de consigne qui se chargera elle-même d’escalader à l’équipe. De cette manière nous nous assurons que la même information soit transmise en même temps à toute l’équipe.
Aujourd’hui DATA SYS est composé d’une équipe 13 secrétaires, une responsable qualité une directrice de production 4 hotliners et bien sur le BIG BOSS.
Donc nous pouvons répondre simultanément à 13 appels. le 14ème appel qui se présente attendra certainement une ou deux sonneries de plus que les appels qui l’ont précédé avant d’avoir une secrétaire en ligne.
Si ce patient n’a pas voulu patienter et qu’il a raccroché, son numéro sera grâce à notre système informatique automatiquement rappelé lorsque l’une de nos secrétaire sera disponible.
Bien sur, nous ne sommes pas cantonnés a uniquement la gestion des appels et des rdvs même s’il est vrai que c’est la plus grosse partie de notre activité, nous avons également :
- une équipe de 4 hotliners qui vous aide à régler à distance vos soucis informatique, ou qui crée pour vous des sites web
- un duo qui a pour charge la télétranscription de vos documents audios ou vidéos
Et nous pouvons également prendre en charge la partie mailing (si vous avez des promotions à annoncer ou autres)
Cette liste n’est pas exhaustive et nous avons pour habitude de ne jamais dire non à nos partenaires. Vous avez besoin de quelque chose ? DATA SYS peut le faire
Nous avons plusieurs plans tarifaire a proposer à nos partenaires selon leurs besoins.
- généralement la formule pratiquée est la facturation à l’appel, vous ne payez que le nombre d’appels que nous aurons décroché pour votre centre. (les différentes interactions sur les RDVs ne sont pas facturées)
- Vous pouvez également choisir la facturation forfaitaire, vous nous dites j’ai besoin que vous ne décrochiez pas plus que 1000 appels par mois, une fois les 1000 appels décrochés nous vous informons pour que vous puissiez prendre le relais jusqu’à la prochaine période comptable.
- Vos patient peuvent tomber amoureux de la voix de l’une de nos secrétaires (c’est déjà arrivé) et vous nous dites je souhaite que cette personne ne se consacre qu’a mon cabinet et dans ce cas nous facturons une position staffée.
Chez DATA SYS la période comptable va du 26 du mois en en cours au 25 du mois suivant.
Conclusion
Le télésecrétariat médical offre une solution flexible et sécurisée pour simplifier la gestion administrative des cabinets médicaux, tout en assurant une communication fluide et professionnelle avec les patients. En répondant aux besoins spécifiques des praticiens, qu’il s’agisse de la confidentialité des données, de la gestion des appels ou de la personnalisation des services, un service comme DATA SYS permet aux médecins de se concentrer sur leur cœur de métier : soigner. En choisissant un partenaire fiable et compétent, vous pouvez transformer la gestion de votre cabinet en une expérience plus efficace et sereine.
N’hésitez pas à nous contacter pour toute question supplémentaire ou pour découvrir comment DATA SYS peut répondre aux besoins uniques de votre pratique.
