Comment DATA SYS aide les nouveaux médecins à s’installer avec succès
L’installation en tant que médecin libéral est un moment clé dans la carrière d’un professionnel de la santé. Pour de nombreux jeunes médecins, ce processus peut sembler complexe et fastidieux. Entre la gestion administrative, la relation avec les patients, et les contraintes organisationnelles, le quotidien peut rapidement devenir écrasant. C’est là que DATA SYS, une solution innovante de télé-secrétariat, intervient pour faciliter l’installation des nouveaux médecins. Découvrez comment ce service complet et personnalisé peut transformer votre cabinet médical. 1. Gestion administrative allégée Lorsque l’on s’installe en tant que médecin, l’une des premières difficultés rencontrées est la gestion administrative. Entre les demandes de remboursements, les rendez-vous, et la paperasse quotidienne, ces tâches non médicales peuvent devenir chronophages. Avec DATA SYS, la gestion administrative devient un jeu d’enfant. Nous prenons en charge la réception des appels, la gestion des agendas, l’envoi des factures, et bien plus encore. Cela permet aux nouveaux médecins de se concentrer sur l’essentiel : soigner leurs patients. Plus besoin de se soucier des détails logistiques, DATA SYS s’occupe de tout, offrant ainsi un gain de temps précieux. 2. Une relation patient améliorée dès le début L’un des plus grands défis pour les nouveaux médecins est d’établir une relation de confiance avec leurs patients dès le départ. DATA SYS permet de fluidifier cette relation grâce à une gestion professionnelle et personnalisée des contacts. Nos services de télé-secrétariat assurent une réponse rapide et courtoise aux appels des patients, un suivi rigoureux des rendez-vous, et un accueil chaleureux à chaque interaction. En assurant une communication fluide, DATA SYS contribue à la satisfaction et à la fidélisation des patients, un atout essentiel pour le succès d’un nouveau cabinet. 3. Une solution flexible et sur-mesure pour les jeunes médecins L’une des grandes forces de DATA SYS est sa capacité à s’adapter aux besoins spécifiques de chaque médecin. Que vous exerciez seul ou en groupe, nous ajustons nos services en fonction de vos besoins. Pour un nouveau médecin, cela signifie que vous pouvez commencer avec un service de télé-secrétariat simple et évoluer vers des services plus complets au fur et à mesure que votre activité grandit. Cette flexibilité permet une adaptation optimale à chaque étape de votre parcours professionnel. 4. Réduction des coûts liés à l’embauche d’un personnel administratif Lorsqu’un nouveau médecin s’installe, embaucher du personnel administratif à temps plein peut représenter un coût important, surtout en début d’activité. DATA SYS propose une alternative efficace et économique en vous offrant un service de secrétariat à distance, évitant ainsi les charges salariales et les coûts de formation d’un personnel interne. Avec notre plateforme, vous bénéficiez de tous les avantages d’un secrétariat professionnel sans les inconvénients liés à l’embauche. 5. Sécurité et confidentialité des données Les données médicales des patients sont extrêmement sensibles et leur protection est primordiale. Chez DATA SYS, nous mettons un point d’honneur à respecter les normes les plus strictes en matière de sécurité des données. Nos services sont conformes aux réglementations en vigueur et garantissent la confidentialité totale des informations échangées. Vous pouvez ainsi travailler en toute sérénité, en sachant que vos données, ainsi que celles de vos patients, sont parfaitement protégées. 6. Un service d’accompagnement personnalisé L’installation en tant que nouveau médecin peut être stressante. C’est pourquoi chez DATA SYS, nous offrons un accompagnement personnalisé pour vous guider à chaque étape de votre projet. Nous travaillons main dans la main avec vous pour comprendre vos besoins et adapter nos services en conséquence. De plus, notre équipe est toujours disponible pour répondre à vos questions et vous fournir des conseils pratiques pour améliorer l’efficacité de votre cabinet. Que ce soit pour optimiser la gestion de votre agenda ou améliorer la relation avec vos patients, nous sommes là pour vous soutenir. Conclusion L’installation d’un cabinet médical est une étape cruciale dans la carrière d’un jeune médecin. Grâce à DATA SYS, cette transition devient beaucoup plus simple et fluide. En offrant des services de télé-secrétariat complets, personnalisés et sécurisés, nous aidons les nouveaux médecins à se concentrer sur leur cœur de métier, tout en assurant une gestion administrative sans faille. Si vous êtes un jeune médecin en pleine installation et que vous souhaitez optimiser la gestion de votre cabinet, DATA SYS est la solution qu’il vous faut. Contactez-nous dès aujourd’hui pour découvrir comment nous pouvons vous aider à réussir dans votre nouvelle carrière médicale.
Bienvenue dans notre section Questions-Réponses dédiée à DATA SYS !
Nous savons à quel point il est important d’avoir des réponses claires et rapides pour bien comprendre un service. C’est pourquoi nous avons rassemblé les questions les plus fréquentes que vous pourriez vous poser sur notre service de secrétariat à distance. Que vous soyez médecin, avocat ou chef d’entreprise, nous sommes là pour vous accompagner et vous offrir des solutions personnalisées pour simplifier votre gestion administrative. Quels sont les avantages à passer par un secrétariat téléphonique à distance ? le principal avantage mais surtout le plus important dans votre pratique, c’est un gain de temps, la réponse ne fait aucun doute. Mais imaginez, vous avez une urgence et vous devez déplacer une partie de vos rendez-vous… une seule solution : une télé-secrétaire qui appelle les patients, déplace les rendez-vous et s’excuse en votre nom. Nos secrétaires reçoivent une formation dans ce sens et savent comment s’adapter à la réaction de chaque patient. Est ce que je peux faire appel à vos services ponctuellement ? Bien évidemment, Que votre secrétaire soit absente, en congé, en pause déjeuner, occupée à d’autres tâches ou tout simplement que vous n’ayez pas de secrétaire, un simple paramétrage a faire lors du transfert de ligne que vous ferez sur le numéro de téléphone que nous vous aurons attribué, peut faire que l’appel reçu est basculé directement sur notre plateforme (sans que ça ne sonne dans votre cabinet) ou bien cela peut sonner une ou deux fois chez vous avant que l’appel ne soit dirigé vers nos équipes. Est ce que faire appel aux services de DATA SYS necessite un engagement de ma part DATA SYS s’est toujours basé sur la confiance. Que ce soit avec nos collaborateurs, nos fournisseurs mais surtout avec nos partenaires, une chose dite est une chose faite. c’est pour cela qu’aucun engagement n’est demandé. nous travaillons sur des périodes mensuelles. Notre 1er engagement envers nos partenaires est la qualité de services rendus. et nous garantissons que la qualité de notre secrétariat et des autres services que nous proposons fait que nos partenaires n’ont plus envie d’aller voir ailleurs si l’herbe est plus verte. La mise en place est rapide ? qu’est ce que cela change pour moi ? Mis a part le fait que vos patients soient plus satisfaits, que votre secrétaire plus détendu et vos agendas mieux organisé, il n’y a aucun changement notoire. La mise en place technique se fait en 15 minutes, après il reste a trouvé un créneau entre notre directrice d’activité et votre référent (ou vous même) pour faire un point sur vos consignes et vos attentes afin de former nos secrétaires sur les spécificités de votre cabinet. Aurez vous accès à mon agenda Doctolib ? Grâce à un partenariat avec Doctolib Maiia et Ubicentrex nous avons accès aux agendas de nos partenaires. il vous suffit d’en initier la demande auprès de Doctolib, Maiia ou peu importe l’agenda que vous utilisez, pour que nous ayons l’accès à ces agendas tout comme vous ou votre secrétaire. Vous aurez entre la possibilité de voir les détails de chaque RDV pris sur ces agendas (qui l’a pris ? quand ? quelles modifications ? …) Vous garantissez le respect de mes consignes ? Tout a fait, à chaque appels reçu le nom de votre cabinet s’affiche a l’écran de notre secrétaire pour un accueil personnalisé du patient, s’affiche également l’historique du patient ainsi que le ou les agendas des praticiens de votre établissement. une partie à droite de l’écran est dédiée au consignes et s’affichent en même temps que l’agenda sélectionné s’ouvre pour minimiser au maximum le risque d’erreur. Nous avons également un service qualité qui par une méthode de pickup peut écouter environ 75% des appels reçus dans une journée. Quels sont vos horaires ? DATA SYS propose des plages d’ouverture de 8h à 18h, en sachant que grace à des partenariats que nous avons au canada, notre plateforme est ouverte de 7h à 23h ce qui nous permet de répondre présent sur des plages horaires étendues 7 jours sur sept et 365 jours par an. Comment vos secrétaires gèrent t elles les urgences ? Selon vos préférences, nous pouvons transférer l’appel du patient sur votre ligne (si vous acceptez de prendre les appels durant vos consultations) bien évidement le patient ne connaitra jamais votre numéro de téléphone. Nous pouvons également échanger via le système de note disponible sur les agendas en ligne ou bien encore par WhatsApp ou par mail. Quelles sont les options de communication avec les secrétaires ? Dans un soucis d’organisation, nous ne préférons pas que nos partenaires puissent s’adresser directement à l’une de nos secrétaires. Nous mettons bien sur à votre disposition l’email de notre directrice de production que vous pouvez informer à tout moment des changements de consigne qui se chargera elle-même d’escalader à l’équipe. De cette manière nous nous assurons que la même information soit transmise en même temps à toute l’équipe. Combien d’appels peuvent être pris en charge simultanément ? Aujourd’hui DATA SYS est composé d’une équipe 13 secrétaires, une responsable qualité une directrice de production 4 hotliners et bien sur le BIG BOSS. Donc nous pouvons répondre simultanément à 13 appels. le 14ème appel qui se présente attendra certainement une ou deux sonneries de plus que les appels qui l’ont précédé avant d’avoir une secrétaire en ligne. Si ce patient n’a pas voulu patienter et qu’il a raccroché, son numéro sera grâce à notre système informatique automatiquement rappelé lorsque l’une de nos secrétaire sera disponible. A part recevoir les appels et gérer les agendas est ce que DATA SYS à d’autres prestations ? Bien sur, nous ne sommes pas cantonnés a uniquement la gestion des appels et des rdvs même s’il est vrai que c’est la plus grosse partie de notre activité, nous avons également : une équipe de 4 hotliners qui vous aide à régler à distance vos soucis informatique, ou qui crée pour vous des sites web un duo qui a pour charge la télétranscription
Pourquoi faire confiance à un service de télésecrétariat comme DATA SYS ?
Dans un monde professionnel de plus en plus numérique, les médecins, avocats, et chefs d’entreprise cherchent à optimiser leur temps et à déléguer certaines tâches administratives. Pourtant, beaucoup de professionnels hésitent encore à faire appel à un service de télé-secrétariat. Si vous faites partie de ceux qui doutent, cet article est pour vous. 1. La sécurité des données : notre priorité L’une des préoccupations majeures concerne la sécurité des informations sensibles, notamment les dossiers médicaux, les affaires légales ou les données commerciales. Chez DATA SYS, nous avons mis en place des protocoles de sécurité rigoureux afin de garantir la confidentialité de toutes vos données. Nos systèmes sont protégés par des solutions de cryptage de pointe, et nous suivons des normes strictes en matière de confidentialité. Votre tranquillité d’esprit est notre priorité. 2. Des professionnels qualifiés et formés Une autre réticence courante concerne la qualité du service. Beaucoup se demandent si les télésecrétaires sont suffisamment formés pour gérer les spécificités des secteurs médical, juridique ou commercial. Chez DATA SYS, chaque collaborateur reçoit une formation approfondie adaptée à chaque secteur. Nos secrétaires virtuels comprennent parfaitement les enjeux professionnels de chaque domaine et savent gérer les appels, la prise de rendez-vous ou la gestion des emails avec une grande efficacité. 3. Un service sur-mesure Nous savons que chaque professionnel a des besoins uniques. C’est pourquoi DATA SYS propose un service sur-mesure, ajusté à vos besoins. Vous avez le contrôle total sur les missions que vous souhaitez nous confier. Que vous ayez besoin d’une assistance ponctuelle ou d’un service régulier, notre équipe s’adapte à vos attentes et vos objectifs. 4. Des gains de temps et de productivité Déléguer vos tâches administratives à DATA SYS vous permet de vous concentrer pleinement sur votre cœur de métier. Imaginez ne plus avoir à gérer les appels, les emails ou la paperasse quotidienne. Vous gagnerez ainsi en temps et en productivité, ce qui se traduira par une meilleure rentabilité pour votre entreprise. 5. Flexibilité et accessibilité Contrairement à un secrétaire en interne, notre service est flexible. Vous pouvez l’utiliser selon vos besoins, sans engagement à long terme. De plus, DATA SYS offre une assistance à distance, ce qui signifie que vous pouvez accéder à nos services où que vous soyez, avec une simple connexion Internet. Cette flexibilité permet à votre entreprise d’évoluer sans contrainte. 6. Une solution économique Embaucher une secrétaire à temps plein représente un coût non négligeable pour de nombreuses entreprises. Avec DATA SYS, vous ne payez que pour les services dont vous avez besoin. Cette approche flexible vous permet de réduire vos charges tout en bénéficiant d’une assistance administrative professionnelle. Conclusion La réticence à externaliser ses tâches administratives est compréhensible, mais les avantages de DATA SYS sont nombreux. Avec une sécurité renforcée, une équipe formée et qualifiée, des services personnalisés, ainsi qu’une grande flexibilité, nous avons tout mis en place pour que vous puissiez nous faire confiance. Faites le choix de l’efficacité et de la tranquillité d’esprit avec DATA SYS, votre partenaire de confiance en télésecrétariat. Prêt à déléguer vos tâches administratives et gagner en productivité ?Ne laissez plus les contraintes du quotidien freiner votre activité. Contactez dès maintenant DATA SYS pour une consultation gratuite et découvrez comment notre service de télé-secrétariat peut vous aider à optimiser votre temps et vos ressources. Faites le premier pas vers une meilleure organisation et une tranquillité d’esprit totale ! Contactez-nous dès aujourd’hui et laissez-nous prendre soin de vos tâches administratives.
Helpdesk ? Vous avez dit helpdesk ?!
Introduction : Présentation des services de helpdesk de DATA SYS Chez DATA SYS, nous comprenons à quel point la gestion des problèmes informatiques est cruciale pour la productivité de votre entreprise. C’est pourquoi nous avons mis en place une équipe dédiée au service de helpdesk, prête à répondre à vos besoins 24h/24 et 7j/7. Que vous rencontriez des problèmes techniques mineurs ou des interruptions plus complexes, notre équipe est là pour vous aider à chaque étape. En tant qu’entreprise spécialisée dans les solutions informatiques, DATA SYS propose des services de support technique sur mesure, visant à assurer la continuité de vos opérations et à optimiser l’utilisation de vos infrastructures IT. Qu’est-ce qu’un service de helpdesk ? Un helpdesk est un service de support technique conçu pour assister les utilisateurs dans la résolution de problèmes liés à l’informatique. Ce service peut inclure une variété de tâches comme : Le dépannage des logiciels et du matériel informatique, La résolution des problèmes de réseau, L’assistance à l’utilisation des systèmes et applications métiers, La gestion des incidents et des requêtes des utilisateurs. L’objectif principal est de garantir que les utilisateurs puissent accéder à leurs outils informatiques sans interruption prolongée, tout en bénéficiant d’une aide rapide et efficace. Pour les entreprises, cela signifie une réduction des temps d’arrêt et une amélioration de la satisfaction des employés. Les services de helpdesk chez DATA SYS Le helpdesk de DATA SYS propose une large gamme de services personnalisés, conçus pour répondre aux besoins spécifiques de chaque entreprise : Assistance 24h/24 et 7j/7 : Nous savons que les problèmes informatiques peuvent survenir à tout moment. Notre équipe est donc disponible en permanence pour offrir une aide immédiate, que ce soit en journée ou en pleine nuit. Support multicanal : Vous pouvez nous contacter via plusieurs canaux, que ce soit par téléphone, email, ou via une plateforme de chat dédiée, pour une réactivité maximale. Gestion des incidents : Nous offrons une prise en charge complète des incidents, du diagnostic initial jusqu’à la résolution finale, avec une communication continue tout au long du processus. Suivi des tickets : Grâce à notre système de gestion des tickets, chaque problème signalé est suivi de manière rigoureuse, garantissant que rien n’est laissé de côté et que toutes les requêtes sont traitées dans les meilleurs délais. Formation et accompagnement : En plus de résoudre les incidents, nous fournissons des formations et de l’accompagnement pour que vos équipes soient autonomes et puissent prévenir certains problèmes récurrents. Les avantages du helpdesk de DATA SYS pour votre entreprise Faire appel au helpdesk de DATA SYS vous offre plusieurs avantages clés : Réduction des interruptions : Nos temps de réponse rapides et notre capacité à gérer les incidents en temps réel réduisent considérablement les interruptions de vos opérations. Amélioration de la productivité : En assurant une assistance technique fluide et efficace, nous vous aidons à maintenir la productivité de vos équipes, qui peuvent se concentrer sur leurs missions principales sans être perturbées par des problèmes techniques. Support spécialisé : Nos techniciens sont experts dans divers domaines informatiques et peuvent apporter des solutions adaptées à des environnements métiers spécifiques, qu’il s’agisse de logiciels complexes ou de configurations réseau avancées. Flexibilité et évolutivité : Que vous soyez une petite entreprise ou une grande structure, notre service de helpdesk s’adapte à votre taille et à vos besoins en constante évolution. Pourquoi choisir DATA SYS ? En tant que partenaire technologique, DATA SYS offre bien plus qu’un simple support technique. Voici pourquoi nos clients nous choisissent : Expertise reconnue : Nos équipes sont composées de professionnels certifiés, dotés d’une vaste expérience dans la gestion des infrastructures IT pour différents secteurs d’activité. Service client exceptionnel : Nous mettons un point d’honneur à offrir un service personnalisé, en établissant une relation de confiance avec nos clients. Solutions proactives : En plus de résoudre les problèmes lorsqu’ils surviennent, nous effectuons des analyses régulières de vos systèmes pour anticiper les pannes et proposer des améliorations avant que des incidents ne se produisent. Technologie de pointe : Nous utilisons les meilleurs outils du marché pour diagnostiquer, suivre et résoudre les problèmes de manière rapide et efficace. Conclusion Chez DATA SYS, notre mission est de garantir que vos systèmes informatiques fonctionnent sans accroc, tout en vous offrant un support technique fiable et accessible à tout moment. Si vous recherchez un partenaire qui met la performance de vos infrastructures IT au cœur de ses préoccupations, ne cherchez plus. Contactez-nous dès aujourd’hui pour en savoir plus sur nos services de helpdesk et découvrir comment nous pouvons aider votre entreprise à rester productive et compétitive.
Découvrez les Avantages du Télésecrétariat : Optimisez Votre Gestion Administrative
Dans un monde où le temps est une ressource précieuse, optimiser la gestion de ses tâches administratives devient essentiel. Que vous soyez un professionnel de la santé, un avocat ou un chef d’entreprise, le télésecrétariat s’impose comme une solution moderne, flexible et économique pour gérer vos besoins en secrétariat. Qu’est-ce que le Télésecrétariat et pourquoi l’adopter ? Le télésecrétariat est un service de secrétariat à distance qui permet aux professionnels de déléguer leurs tâches administratives sans avoir à embaucher un employé à temps plein ou à gérer un bureau physique. Grâce aux technologies de communication avancées, un(e) télésecrétaire peut travailler depuis n’importe où, offrant ainsi une flexibilité inégalée. Les Avantages Clés du Télésecrétariat pour Votre Activité Gain de Temps : En externalisant vos tâches administratives, vous libérez du temps pour vous concentrer sur votre cœur de métier. Plus besoin de gérer les appels, les emails ou la planification de vos rendez-vous. Flexibilité : Le télésecrétariat s’adapte à vos besoins. Vous pouvez choisir de bénéficier de ces services de manière ponctuelle ou régulière, en fonction de la charge de travail. Réduction des Coûts : Contrairement à un secrétariat traditionnel, le télésecrétariat ne nécessite pas de charges sociales, d’équipement supplémentaire ou d’espace de bureau. Vous payez uniquement pour les services dont vous avez besoin. Accès à des Compétences Spécialisées : Les télésecrétaires sont souvent des experts dans leur domaine, que ce soit la gestion d’agenda, la transcription, ou encore la prise en charge des appels entrants. Vous bénéficiez ainsi d’une qualité de service élevée. Confidentialité : Les télésecrétaires professionnels respectent les normes strictes de confidentialité et de sécurité des données, vous assurant ainsi une tranquillité d’esprit. Pourquoi Choisir DATA SYS pour Votre Télésecrétariat ? Chez DATA SYS, nous comprenons les exigences spécifiques de votre profession. Nos télésecrétaires sont formés pour répondre à vos besoins avec précision et discrétion. Que ce soit pour la gestion de votre emploi du temps, la prise d’appels ou la gestion de votre correspondance, nous sommes là pour vous aider à rester organisé et efficace. Nous proposons des services sur mesure, adaptés à votre secteur d’activité. Que vous soyez médecin, avocat ou chef d’entreprise, nos solutions s’intègrent parfaitement dans votre quotidien professionnel. Conclusion Le télésecrétariat est plus qu’une simple tendance ; c’est une véritable révolution dans la gestion des tâches administratives. En faisant appel aux services de DATA SYS, vous choisissez une solution flexible, économique et hautement professionnelle pour accompagner votre croissance. Contactez-nous dès aujourd’hui pour découvrir comment DATA SYS peut transformer votre manière de travailler en optimisant votre temps et celui de vos équipes.
Les 4 idées reçus sur le télésecrétariat
Le télésecrétariat médical est souvent entouré de fausses idées reçues qui peuvent freiner certains professionnels de la santé à adopter ce service. L’une des plus courantes est l’idée que le télésecrétariat manque de professionnalisme par rapport à un secrétariat en interne. Pourtant, les secrétaires médicales à distance sont généralement bien formées et sont constament en formation continue afin de se maintenir à jour. Elles ont une connaissance approfondie des terminologies médicales, des procédures administratives et des exigences réglementaires. Elles offrent une assistance de haute qualité, comparable, voire supérieure, à celle d’un secrétariat sur site. Une autre idée reçue est que le télésecrétariat médical est moins fiable, avec des risques accrus de perte de données ou d’erreurs de communication. En réalité, chez DATA SYS nous utilisons des technologies avancées pour garantir la confidentialité des informations et la sécurité des données. De plus, les professionnels qui forment nos équipes suivent des protocoles rigoureux pour éviter les erreurs, assurant ainsi une continuité et une fiabilité du service. Le fait que nos partenaires se trouvent sur les territoires européens et canadiens, fait qu’avec un système de rotation des équipes, nous assurons une présence du 7j/7 y compris les weekends, jours fériés et autres périodes de congés Certains pensent également que le télésecrétariat médical est impersonnel et qu’il crée une barrière entre le professionnel de santé et ses patients. Cependant, chez DATA SYS, les secrétaires sont formées pour offrir un service chaleureux et empathique, similaire à celui d’une secrétaire présente physiquement. Elles apprennent à gérer les appels de manière humaine et à s’adapter aux besoins spécifiques de chaque cabinet médical, ce qui renforce la relation patient-médecin. Pour l’anecdote, un patient est tombé amoureux de la voix de Rim (une de nos secrétaires) et appelle une dizaine de fois par jour pour tomber sur elle …Cela est amusant les 1ers appels mais nous mettons fin à ce « harcèlement » de manière courtoise lors des périodes de hausse de flux afin de ne pas engorger les canaux d’appels plus importants Enfin, l’idée que le télésecrétariat médical est coûteux et réservé à de grandes structures est également erronée. En réalité, ce service est souvent plus économique que l’embauche d’une secrétaire à temps plein. Il permet aux professionnels de santé de bénéficier d’un service flexible, adapté à leurs besoins spécifiques, tout en réduisant les coûts liés à l’embauche, la formation, et les charges sociales. Que ce soit pour un cabinet de petite taille ou une grande clinique, le télésecrétariat médical s’avère être une solution efficace et accessible pour optimiser la gestion administrative. Chez DATA SYS nos partenaires sont aussi bien des médecin généraliste de quartier des cliniques de 30 et 40 praticiens, chacun reçois le même traitement avec la même qualité de la part de nos secrétaires.
